Você sabia que ambientes caóticos geram desordem cerebral? A bagunça deixa você saturado, com menos energia e consequentemente menos produtivo. Atualmente as empresas estão focadas em resultados, os processos precisam estar alinhados e não há tempo a perder com a bagunça. Com estratégias simples você colocará tudo em ordem e terá produtividade incrível com menos stress.
Para começar, avalie o layout do seu espaço. Posicione sua mesa em local com incidência de luz natural, caso não seja possível, invista em uma luminária de teto com tamanho compatível ao ambiente e que contribua com a decoração do local. Caso reuniões on-line, vídeoconferências façam parte da sua rotina, vale fazer uso de luminária frontal de cor branca.
Conforto e saúde não devem ficar de fora. Verifique se sua cadeira tem apoios de braço e altura ideais. Uma solução eficiente para ampliar seu espaço é instalação de estantes, prateleiras ou armários. Eles auxiliarão na guarda de objetos, para que cada coisa tenha seu lugar.
Faça uma triagem minuciosa em todos os documentos. É importantíssimo a atenção para não descartar papéis necessários. Quanto aos dispensáveis deve-se descartá-los picotados de forma que não permita a visualização de informações sigilosas.
Durante essa verificação, você já pode categorizar os itens, ou seja, colocar objetos semelhantes juntos, como por exemplo: canetas junto com canetas (tomando o cuidado de testá-las antes), lápis com lápis e assim sucessivamente.
Mantenha em sua mesa apenas o essencial: o computador, um bloco de anotações e caneta. Garanta que na sua bancada haja espaço que permita escrever e ler confortavelmente. Guarde os demais itens nas gavetas. Na primeira, acomode: agendas, canetas, lápis, régua, itens que são utilizados com maior frequência. Faca uso de organizadores, caixinhas ou cestos para garantir que tudo seja mantido na mais perfeita ordem, em suas categorias corretas. Nas demais gavetas, deve-se acomodar em pastas identificadas, por assunto todos os papéis de que precisa. Se elas tiverem altura suficiente, pastas suspensas, são uma excelente alternativa. Crie uma pasta para cada assunto e não esqueça de identificá-las.
Caixas coloridas, além de decorar podem acomodar itens menos usados, materiais de estoque, tais como: colas, caixas de grampos, canetas excedentes, entre outros.
Não esqueça do computador, ele é uma ferramenta imprescindível. Faça um back up dos arquivos, desinstale aplicativos que já não usa, livre-se de documentos desnecessários, esvazie a lixeira. E quanto aos fios? Tem quilômetros deles em sua sala? Enrole-os evitando que excessos fiquem pelo chão, amarre-os com organizadores para este fim ou use velcros (não use elástico de dinheiro. Eles derretem!).
A identificação de tudo que foi posto em ordem é aliada para garantir que as coisas retornem ao seu local devido. Utilize fitas etiquetadoras, coloridas, post-it, o que não vale é não saber onde devolver o grampeador após o uso.
A organização precisa de vigilância frequente, por isso, evite acumular papeis. Descarte imediatamente o que não tiver serventia, imprima apenas o estritamente necessário. Crie o hábito de deixar sua mesa em ordem após a conclusão das tarefas. Com esta manutenção a bagunça não vai tomar conta do seu espaço e a produtividade será constante.
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